Você está ocupado ou produtivo? Use a Matriz de Eisenhower para priorizar tarefas no negócio
Se você é empreendedor, provavelmente já começou o dia com uma lista enorme de tarefas e terminou com a sensação de que trabalhou muito, mas avançou pouco no que realmente importa.
Isso acontece porque nem toda tarefa tem o mesmo peso. Algumas são urgentes, outras são importantes, e muitas só parecem importantes porque estão gritando mais alto.
É exatamente para resolver esse problema que existe a Matriz de Eisenhower.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples de priorização de tarefas. Ela ajuda você a decidir o que fazer agora, o que planejar, o que delegar e o que eliminar.
O nome vem de Dwight D. Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos, que dizia algo muito direto:
“O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente.”
Na prática, a matriz divide as tarefas em quatro quadrantes, usando dois critérios:
- Urgente
- Importante
Como funciona a Matriz de Eisenhower na prática?
A matriz é formada por quatro blocos. Vamos entender cada um deles com exemplos do dia a dia de um pequeno empresário.
1. Importante e Urgente – Faça agora
Aqui entram as tarefas que não podem esperar e impactam diretamente o negócio.
Exemplos:
- Cliente reclamando de um erro grave
- Sistema fora do ar
- Prazo fiscal que vence hoje
- Problema sério com fornecedor
Essas tarefas exigem ação imediata. Normalmente, quando esse quadrante está sempre cheio, é sinal de falta de planejamento.
2. Importante e Não Urgente – Planeje
Este é o quadrante mais estratégico e, ao mesmo tempo, o mais negligenciado pelos empreendedores.
Exemplos:
- Planejamento financeiro
- Estruturação de processos
- Treinamento da equipe
- Estratégia de marketing
- Desenvolvimento de novos produtos ou serviços
Aqui estão as ações que fazem o negócio crescer de forma saudável. O problema é que, como não são urgentes, acabam sempre ficando para depois.
Se você quer sair do modo “apagar incêndio”, precisa proteger tempo na agenda para esse quadrante.
3. Não Importante e Urgente – Delegue
São tarefas que precisam ser feitas rapidamente, mas não exigem você diretamente.
Exemplos:
- Responder mensagens padrão
- Emitir documentos simples
- Resolver solicitações operacionais
- Ajustes rotineiros
Muitos empreendedores ficam sobrecarregados porque fazem tudo sozinhos. Esse quadrante mostra claramente o que pode (e deve) ser delegado.
Delegar não é perder controle. É ganhar tempo para focar no que realmente importa.
4. Não Importante e Não Urgente – Elimine
Aqui estão os maiores ladrões de tempo do dia.
Exemplos:
- Reuniões sem pauta
- Conferir notificações o tempo todo
- Atividades que não geram resultado
- Demandas que só existem por hábito
Essas tarefas não contribuem para o crescimento do negócio. Sempre que possível, elimine ou reduza drasticamente.
Como aplicar a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia?
A aplicação é simples e não exige ferramentas complexas.
- Liste todas as tarefas que você tem para o dia ou semana
- Classifique cada uma nos quatro quadrantes
- Execute na seguinte ordem:
- Faça primeiro o que é importante e urgente
- Reserve tempo fixo para o importante e não urgente
- Delegue o que for urgente, mas não importante
- Elimine o que não é importante nem urgente
Esse exercício pode ser feito em uma folha de papel, planilha ou ferramenta digital.
Com que frequência devo usar a matriz?
Para pequenos e médios empresários, o ideal é:
- Revisão rápida diária
- Planejamento semanal usando a matriz
- Revisão mensal para entender onde seu tempo está sendo gasto
Com o tempo, você começa a perceber padrões e evitar que tudo vire urgente.
Qual o maior erro ao usar a Matriz de Eisenhower?
O erro mais comum é achar que tudo é importante e urgente.
Quando tudo entra no primeiro quadrante, a matriz perde o sentido. Priorizar exige fazer escolhas difíceis, inclusive dizer “não” para algumas demandas.
Conclusão
A Matriz de Eisenhower não serve para você trabalhar mais, mas sim para trabalhar melhor. Ela traz clareza, reduz a sobrecarga e ajuda o empreendedor a sair do operacional constante para assumir um papel mais estratégico.
Se você sente que vive ocupado, mas não vê o negócio avançar como deveria, comece simples: liste suas tarefas hoje e classifique cada uma na matriz. Em poucos dias, a diferença já fica clara.
Na Popularize, acreditamos que organização e clareza são parte fundamental de uma máquina empresarial lucrativa e a Matriz de Eisenhower é um ótimo primeiro passo nesse caminho.